Dossier d'accueil de l'assistante maternelle : documents et modèle

Les coordonnées de l’enfant et de sa famille

La première partie permet de savoir clairement qui est l’enfant, qui sont ses parents ou responsables légaux et qui est l’assistante maternelle. Elle contient les noms, les adresses, les numéros de téléphone et les adresses e-mail utiles.

On peut aussi y noter le numéro et la date de l’agrément, ainsi que les informations de l’assurance professionnelle.

La santé et la sécurité de l’enfant

La partie santé doit aider à réagir correctement en cas d’allergie, de traitement, d’accident ou d’urgence. Elle indique le médecin de l’enfant, les personnes à contacter, les allergies connues, les aliments interdits et les informations médicales utiles pendant l’accueil.

Le PAI, ou projet d’accueil individualisé, indique ce qu’il faut mettre en place pour un enfant qui a un problème de santé. S’il existe, une copie à jour et des consignes faciles à comprendre doivent être ajoutées au dossier.

Avant de donner un médicament ou de faire un soin, plusieurs conditions prévues par le décret n° 2021-1131 du 30 août 2021 doivent être respectées. Il faut notamment une autorisation écrite des parents ou responsables légaux et une ordonnance. La famille doit fournir le médicament ou le matériel et expliquer le geste à faire. Chaque médicament donné ou soin réalisé doit ensuite être noté immédiatement dans un registre. Un registre de médicaments et de soins pour assistante maternelle permet de garder une trace claire de ce qui a été fait.

Pour une assistante maternelle employée par un particulier, la façon de donner ces soins ou traitements doit aussi être décrite dans une annexe au contrat de travail.

L’autorisation des parents ne remplace jamais l’appel aux secours. En cas d’urgence, il faut d’abord appeler les secours, puis prévenir les parents selon la situation.

Les rythmes et habitudes de l’enfant

La fiche des habitudes aide l’enfant à garder ses repères entre sa maison et le lieu d’accueil. Elle précise ses horaires habituels de sommeil, ses signes de fatigue, sa façon de s’endormir, ses repas, ses préférences alimentaires, ses objets familiers et ses habitudes de change.

Ces informations aident à mieux comprendre l’enfant et à garder certains repères entre chez lui et le lieu d’accueil. Elles permettent aussi d’expliquer aux parents les petits changements nécessaires lorsque plusieurs enfants sont accueillis. Le Référentiel national de la qualité d’accueil du jeune enfant d’avril 2025 rappelle l’importance de connaître les habitudes de l’enfant. Il rappelle aussi qu’il faut adapter son accueil pendant les premiers jours, appelés période de familiarisation. La Charte nationale, créée par l’arrêté du 23 septembre 2021, indique que chaque enfant avance à son propre rythme.

Pour aller plus loin, l’article sur le respect du rythme de l’enfant en accueil individuel donne d’autres repères.

Les sorties et déplacements

Cette partie indique les sorties possibles et les moyens de transport utilisés. Elle distingue les promenades à pied ou en poussette, les trajets en voiture et, si besoin, les transports en commun.

Service-Public indique qu’une autorisation pour les déplacements de l’enfant doit être jointe au contrat. Cette autorisation doit être claire : elle peut préciser les lieux fréquentés, les types de trajets et les moyens de transport utilisés. Pour les trajets en voiture, il faut aussi vérifier l’assurance automobile, les sièges adaptés et les règles de sécurité.

Les personnes autorisées à récupérer l’enfant

La liste des personnes autorisées indique à qui l’enfant peut être remis en l’absence des parents. Elle comporte au minimum le nom, le lien avec l’enfant et un numéro de téléphone.

Lorsqu’une personne vient chercher l’enfant pour la première fois, son identité peut être vérifiée. Si une autre personne vient exceptionnellement, les parents doivent le confirmer par écrit avant le départ. La liste doit être modifiée dès qu’une personne n’est plus autorisée.

Les photos et les informations personnelles

L’autorisation concernant les photos doit distinguer trois choses : prendre des photos, les envoyer aux parents et les publier. Une autorisation générale ne permet pas de savoir clairement ce que les parents acceptent.

Le RGPD est le règlement européen qui protège les données personnelles. Les coordonnées, les informations de santé et les photos de l’enfant doivent être gardées en sécurité. Seules les personnes concernées doivent pouvoir y accéder, et seules les informations utiles doivent être conservées. Le refus de publier des photos ne doit pas empêcher l’accueil de l’enfant.

Les cas particuliers

Les situations familiales particulières doivent être expliquées par écrit, de façon claire et à jour. En cas de résidence alternée, les coordonnées à utiliser, les jours de départ de l’enfant ou les personnes présentes peuvent changer selon les semaines.

L’autorité parentale correspond aux droits et aux devoirs des parents envers leur enfant. Il faut savoir quelles personnes l’exercent. Si un droit de visite est limité ou qu’une décision change les conditions de départ de l’enfant, Service-Public prévoit qu’une information écrite soit jointe au contrat. L’assistante maternelle respecte les décisions officielles qui lui ont été remises. Elle n’a pas à prendre parti dans un conflit familial.

Préparer ces sept parties document par document prend des heures. Le Dossier d’Accueil des Essentiels de Julie les réunit dans des documents prêts à remplir : identité et coordonnées, santé et sécurité, rythmes, sorties, personnes autorisées et droit à l’image. Il aide les parents et l’assistante maternelle à partir sur des bases claires, dans le respect de la réglementation.

Accéder au Dossier d’Accueil (9,90 euros)